APOSTILA BPM ESSENTIALS - CONTEÚDO


BPM ESSENTIALS

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Capítulo 1 - DESCOMPLICANDO O BPM

Atualmente estamos vivenciando um novo modelo de mercado no qual cada vez mais as empresas têm buscando otimizar e monitorar seus processos a fim de garantir maior qualidade e agilidade aos seus clientes. Proporcionar uma boa experiência tem sido o diferencial para as organizações que estão imergindo na transformação digital. Neste contexto podemos concluir que uma empresa que não conhece de forma clara seus processos está em total desvantagem frente as empresas que tanto conhecem como gerenciam e realizam melhorias constantes a cada dia.

Sem conhecer os processos diários de uma organização é praticamente impossível implantar qualquer tipo de inovação, melhorias ou sequer mudanças de forma estruturada, organizada, gerenciável e previsível. Por isso é essencial o conhecimento da metodologia BPM, que visa reconhecer os processos que estão sendo executados a fim de medi-los e gerenciá-los para que assim seja possível realizar tais melhorias e evoluções nos processos que consequentemente impactam na saúde do negócio e no crescimento da empresa.

# Mas afinal o que é o BPM?

BPM é uma abreviação de Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio. É uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais complexos seja ele interno ou externo. O foco do BPM se encontra no mapeamento de todas as atividades que estão distribuídas dentro da empresa e através desse mapeamento é possível obter diversas visualizações da operação, partindo de uma ótica macro à uma análise minuciosa e detalhada de cada atividade, possibilitando identificar gargalos e a coordenar melhor a execução de cada tarefa.

É bom reforçamos que o BPM não é uma categoria de produto, nem uma ferramenta ou software específico. Quando contamos com o suporte tecnológico para automatizar a gestão de processos, chamamos isso de BPMS (Bussines Process Management System), que consiste em software de gestão no qual permite mapear, executar e monitorar processos com foco na transformação do negócio e na melhoria constante, um exemplo é o recurso de BPM do fluig.

# Quais os benefícios do BPM

  • Automação de Processos
  • Delegação mais clara de tarefas
  • Produtividade
  • Controle sobre os processos
  • Redução de custos
  • Melhora contínua dos processos

# Processos de negócios vs Workflow

Bom já apreendemos o que é o conceito de BPM (Business Process Management) e como funciona sua automatização o BPMS (Bussines Process Management System), porém ainda fica a dúvida do que é um processo de negócio? E o que difere de um workflow?

// Processos de negócios

É uma agregação de atividades e comportamentos executados seja por uma pessoa ou por uma máquina, com o foco em atingir um ou mais resultados, de modo que ao término da sua execução temos a entrega de um produto ou de um serviço.

Desta forma todo processo possui a seguinte estrutura:

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// Workflow

Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow é um conjunto de tecnologias e ferramentas que focam na execução das tarefas do processo.

// Tabela Comparativa
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# O que é BPMN?

É uma escrita que visa a modelagem do processo e organização dos elementos de forma visual, permitindo facilmente a compreensão dos intervenientes dos negócios que chamamos de BPMN (Business Process Model and Notation). Este modelo foi construído justamente para melhorar a comunicação entre os setores e as pessoas.

O BPMN representa todo o escopo do processo através de uma estrutura de diagrama. Um processo de negócio é representado através do encadeamento de eventos e atividades, ligados através de conectores que demonstram a sequência em que os mesmos são realizados. Além de eventos e atividades, outros elementos de controle de fluxo podem ser utilizados na modelagem para permitir a criação ou unificação de fluxos paralelos que ocorram no decorrer de um mesmo processo de negócio. Vejamos um exemplo a seguir:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do primeiro capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. Sabemos que o BPM é uma metodologia e por isso ele pode ser aplicado dentro do escopo organizacional a fim de otimizar e melhor a execução das atividades internas e externas. Porém quando automatizamos um processo BPM com apoio da tecnologia estamos falando de:
    1. (    ) BPMN
    2. (    ) BPMS
    3. (    ) BPMNS
    4. (    ) BPMM
  2. Todo processo é composto por uma estrutura que contém a entrada, a transformação e saída. Visto isso sobre processo podemos afirmar:
    1. Todo processo é finito, onde seu objetivo é estabelecer uma sequencias de passos lógicos para atingir um ou mais resultados esperados.
    2. O caminho por onde todo o fluxo de dados e informações trafegam entre as atividades e seus conectores, também é chamado de workflow.
    3. O BPMN é uma abordagem automatizada da metodologia BPM, no qual visa executar e monitorar todo o processo.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e II estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas
  3. Sobre o BPMN é correto afirmar:
    1. É utilizado como notação de modelagem de processos BPM, no qual visa maior padronização, clareza e objetividade sobre a estrutura do processo, de forma que analistas negócios, gerentes e outros envolvidos no processo saibam interpretar e compreender seu processo de execução.
    2. O BPMN é uma metodologia que visa padronizar a comunicação e documentação de processos BPM.
    3. O BMPN utiliza a estrutura de diagramas e componentes para representar de forma detalhada cada etapa do processo, através de conectores, atividades e eventos.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 2 - FLUIG BPM

Para trabalharmos com o recurso de BPM no fluig, devemos entender como funciona sua estrutura. Assim fica mais fácil para que você construa seus primeiros processos na plataforma.

Para um melhor aproveitamento do recurso de BPM, utilizamos 2 itens:

  • O primeiro deles são os formulários, responsáveis pela captura de dados servindo como um dos objetos de entrada para os processos
  • O segundo é o ECM no qual nos permite armazenar os documentos, e o registro dos formulários

Lembrando que para a construção dos processos utilizamos uma ferramenta de apoio, visando facilitar a modelagem BPMN. Na plataforma contamos com 2 opções que veremos a seguir.

# Como construir?

// Modelador Web

O modelador web permite que você construa seus processos diretamente pelo navegador, utilizando os recursos de notação BPMN para construção do diagrama e o recurso de wizard de formulários que nos permite a construir formulários de forma facilitada. A vantagem é justamente a ausência de desenvolvimento, garantindo que a criação e modelagem do processo possa ser feito por um analista de negócio. Um aspecto relevante sobre esta modalidade é a baixa customização devido ao uso de assistentes, além disto o modelador web conta com a tecnologia BPM 1.2 o que reduz a quantidade de elementos disponíveis para uso.

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// fluig Studio

Já o fluig Studio utiliza uma abordagem de desenvolvimento web, no qual é possível construir toda a modelagem e sua automatização utilizando a IDE Eclipse juntamente com o plug-in, sendo possível desenvolver formulários e eventos mais customizados para atender as suas particularidades. Além disso o fluig Studio conta com a utilização da modelagem BPMN 2.0, disponibilizando uma gama maior de elementos para a realização da modelagem.

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  • fluig Studio

# Exercitando

Então chegamos ao término do segundo capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. No fluig, possuímos 2 modalidades para trabalhar com processos. O fluig stuidio e o modelador web. Sabendo disso é podemos afirmar:
    1. O modelador web é uma ferramenta que permite a modelagem dos processos por meio da notação BPMN, alem disso o modelador te permite configurar todas as etapas do processo como também associar um formulário como entra de dados.
    2. O fluig Studio permite que você construa seus processos através da IDE do eclipse (ferramenta de desenvolvimento) juntamente com o plugin do fluig. A vantagem de sua utilização é poder contar com uma gama maior de elementos do BPMN 2.0 e uma flexibilidade para realizar customizações nos processos e seus respectivos eventos.
    3. Um dos recursos disponíveis na criação de processo é a criação de formulários, sendo possível na configuração do processo associar um formulário para cada atividade do workflow.
    1. (    ) apenas II e III estão corretas
    2. (    ) apenas I e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e II estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 3 - MODELADOR WEB

Bom já apreendemos um pouco sobre as particularidades do fluig e quais opções estão disponibilizadas para a construímos os nossos processos, neste capítulo iremos focar apenas no modelador web. É importante ressaltar que neste material em específico não vamos abordar o fluig studio, pois exige um conhecimento mais avançado e técnico, ou seja mais voltado os desenvolvedores.

# Criando processos

Para construirmos nosso primeiro processo pela plataforma, partimos para área de processos onde será possível adicionar um novo processo.

Todo processo é caracterizado pela plataforma por meio de um código e descrição no qual informamos durante a sua criação, pois o código do processo é um identificador único para cada processo armazenado na plataforma.

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Uma vez que construímos um processo é o momento de definirmos a sua estrutura e para isto utilizaremos a modelagem BPMN 1.2 disponível na plataforma. Durante o processo modelagem é imprescindível que você já tenha realizado o mapeamento completo das atividades irão compor o fluxo e seus respectivos responsáveis.

Ao utilizarmos o recurso Salvar e Editar, iremos no deparar com a tela do configurador de processos, ou seja nosso modelador web BPMN

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Nele podemos com poucos cliques arrastar os elementos da notação BPMN e iniciar a modelagem do nosso novo processo.

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É importante ressaltar que todo processo criado utiliza o recurso de versionamento, assim todo alteração na sua estrutura gera uma nova versão do processo permitindo que os usuários possam facilmente identificar a versão que se encontra o processo.

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Quando estamos construindo um processo é fundamental contar com o apoio de documentação e para isto utilizamos o recurso exportar, que tem como objetivo facilitar a documentação do seu processo, uma vez que clicamos em exportar o processo é possível exportar a imagem do BPMN ou sua documentação, com isso fica muito mais fácil garantir que todo seu processo seja documentado durante sua criação.

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# Configurando processos

Na tela de configuração, é importante ressaltar que todas as configurações permitidas no processo, estão localizadas na opção propriedades da nossa paleta elementos.

Notem que nossa área de propriedades separa as configurações do processo por guias, onde temos a seguinte estrutura:

// Geral

Esta é responsável por todos os elementos da estrutura do processo como código, seu descritivo, sua categoria entre outras opções.

É importante ressaltar que para manter a organização de seus processos sempre é recomendável separá-los por categorias, isso pode ser facilmente configurado através desta guia.

// Formulário

Como havíamos falado o formulário é um dos objetos de entrada de dados para nosso processo, esta guia é responsável por parametrizar o formulário, associando ao processo.

// Versão

Esta guia é responsável por parametrizar recursos do versionamento dos processos.

// Segurança de Anexos

Esta guia é responsável por parametrizar recursos da segurança dos anexos dos processos.

// Avançado

Para execução do processo contamos com os eventos de processos, a guia avançado permite que eu crie atributos com seus respectivos valores podendo assim ser utilizando em um evento do processo durante sua customização.

É possível localizar mais informações diretamente no link abaixo sobre as configurações de processo e suas propriedades:

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# Desenhando um Processo

Já apreendemos sobre as configurações do processo, agora está na hora de iniciarmos a nossa modelagem BPMN 1.2. Para isto vamos os elementos desta notação.

// Atividade Início

Elemento responsável por indicar o início do processo. É importante lembrar que um processo podemos ter apenas uma atividade início.

Veja seu íconeadd
// Atividade Fim

Elemento responsável por indicar o fim de um processo. O elemento fim pode ser representado N vezes na modelagem do processo. Após a atividade fim ser executada todo o fluxo do workflow é finalizado, exceto se houver alguma customização no evento do processo.

Veja seu íconeadd
// Atividade Comum

Elemento responsável por representar as tarefas de um processo. Cada atividade pode ser executada por um usuário, por um grupo ou por outros mecanismos de atribuição responsáveis pelo andamento da solicitação seguindo assim o fluxo do workflow.

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// Gateway Exclusivo (automático)

Elemento responsável por representar a tomada de decisão em workflow, permitindo que o usuário defina para qual fluxo deseja encaminhar a solicitação, partindo de uma condição lógica (verdadeira / falso). É importante ressaltar que apenas um fluxo será percorrido pelo gateway após a condição ser válida.

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// Swimlane

Elemento responsável por representar uma organização entre áreas, setores e entidades envolvidas em um processo, as Swimlanes é um ótimo recurso para agrupar as atividades envolvidas, facilitando a compreensão do workflow.

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// Fork e Join

Elementos responsáveis por representar atividades que estão sendo executadas em paralelo. Onde o fork é representa o início das atividades em paralelo e o join representa a finalização destas tarefas. Caso existam atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas para dar continuidade ao workflow.

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// Anotação

Elemento responsável por criar anotações em um workflow, como sabemos os processos podem assumir diversos níveis de complexidade e por isto, contar com o apoio de anotação auxilia muito a documentação do processo.

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// Documento

Elemento responsável por permitir o acesso a um determinado documento publicado no ECM, assim os usuários podem consultar o documento durante a fase de execução do processo.

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// Subprocesso

Elemento responsável por representar a execução de um subprocesso durante a execução do workflow. É comum ao construirmos um processo seu desencadear a execução de outro processo independente. Por exemplo em um fluxo de compras, durante sua execução é necessário que usuário entre no subprocesso de cadastro para que a solicitação de compra dê continuidade no workflow.

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// Processo Ad-Hoc

Elemento responsável por representar um conjunto de atividades desempenhadas sem uma sequência pré-definida pois suas tarefas (tasks) não são conectadas pelo fluxo de sequência. Nesse processo o usuário deve ser capaz de definir o que será feito, o responsável em executar a tarefa além de estipular até quando a tarefa deve ser executada.

Para mais informações sobre os elementos de processo e como realizar sua modelagem você encontra link abaixo:

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# Definindo Fluxo do Processo

Em um workflow, utilizamos a representação de setas para definirmos o fluxo de execução entre as atividades envolvidas.

E quando falamos em fluxos devemos entender os tipos de fluxos e suas particularidades. Vejamos abaixo:

// Fluxo Comum

O fluxo comum é utilizado para representar a ordem padrão de execução das atividades no workflow. Neste tipo de fluxo as atividades podem apenas ser movimentas sem a possibilidade de um retorno.

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// Fluxo Retorno

Já o fluxo de retorno, permite que as atividades possam seguir seu fluxo com a possibilidade de retorno. Por exemplo atividades quem exijam a confirmação ou validação entre os usuários do processo.

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// Fluxo Automático

E por fim, temos o fluxo automático que nos permite movimentar entre as atividades que possuem a configuração de agendamento, assim quando uma tarefa agendada já foi executada, o fluxo automático irá identificar e dar continuidade ao workflow.

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// Fluxo Padrão

Esse tipo de fluxo indica qual ação deve ser tomada por uma atividade automática, caso nenhuma das condições definidas seja atendida.

Veja seu íconeadd

Para mais informações sobre os fluxos de processos, acesso o link abaixo:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do terceiro capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. Durante a modelagem de processos BPMN 1.2 contamos com diversos recursos para representar nosso processo através de um diagrama, facilitando a compreensão da execução do workflow. Sobre os elementos BPMN, podemos afirmar:
    1. O elemento de atividade início é utilizado para representar o ponto de início de um workflow. Em um diagrama podemos utiliza-lo em diversas partes do meu processo juntamente com a atividade fim.
    2. A notação BPMN, utiliza o elemento fork e join para representar atividades que são executadas simultaneamente de forma paralela.
    3. O Gateway exclusivo é responsável por representar tomada de decisões durante um workflow, garantindo que a solicitação siga com uma condição lógica.
    1. (    ) apenas I e II estão corretas
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas
  2. Sobre o recurso fluxo de processospodemos afirmar:
    1. O fluxo comum, garantem que processos sigam seu andamento entre as atividades que compõem o workflow.
    2. O fluxo de retorno é muito útil em etapas do workflow que exigem que atividades necessitam de aprovação ou validações.
    3. O fluxo automático viabiliza o andamento do processo, visto que durante a execução de um workflow uma determinada atividade pode ter prazos para ser executada. Isto garante que o fluxo irá executar sem precisar da intervenção de seus responsáveis.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas
  3. No fluig ao configurarmos um processo, contamos com o recurso de versionamento.Sabendo disso podemos afirmar:
    1. O versionamento permite que o processo possa evoluir continuamente com a empresa, tornando possível que seus usuários possam identificar facilmente suas versões.
    2. O versionamento é um recurso extremamente util para a documentação do processo.
    3. No versionamento de um processo todas as solicitações podem ser convertidas para sua última versão, através da ferramenta converter solicitações.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 4 - MECANISMOS DE ATRIBUIÇÃO

Durante a criação de um processo, contamos com alguns mecanismos, que nos auxiliam a configurar o comportamento do fluxo do processo. Os mecanismos de atribuição permitem restringir as opções de usuários que podem receber ou assumir uma determinada atividade do processo.

Cada mecanismo permite que apenas determinado usuário ou usuários estabelecidos pela lógica interna do mecanismo tenham controle sobre a respectiva atividade.

Para configurar um mecanismo de atribuição, basta acessar as propriedades da atividade do processo e definir qual tipo de mecanismo será utilizado.

Vejamos abaixo quais os tipos de mecanismo podemos utilizar:

# Mecanismos Disponíveis

// Para um Papel (Pool)

Qualquer um dos usuários no papel escolhido pode assumir as tarefas para completá-las.

// Para um Grupo (Pool)

Qualquer um dos usuários no grupo escolhido pode assumir as tarefas para completá-las.

// Por Associação

Permite compor lógicas complexas de atribuição através da associação de vários mecanismos.

// Por Campo de Formulário

Permite atribuir tarefas ao usuário informado em um campo do formulário do processo.

// Por Executor de Atividade

Permite selecionar os usuários que executaram uma atividade anterior.

// Por Grupos do Usuário

Permite selecionar os usuários que executaram uma atividade anterior.

// Por Papel

Permite filtrar apenas os usuários que possuam um determinado papel.

// Por Usuário

Permite atribuir tarefas a um usuário específico.

// Por Associação

Esse tipo de atribuição permite associar diversos mecanismos, possibilitando a criação de lógicas mais complexas e elaboradas para a seleção de usuários para os quais será atribuída determinada ação.

Para mais detalhes sobre os mecanismos de atribuição basta acessar o seguinte link:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do quarto capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. Os mecanismos de atribuição são como engrenagens na execução de uma atividade que compõe um processo. Como sabemos o fluig possui diversos tipos de mecanismo, cada um com suas particularidades. Sabendo disso podemos afirmar sobre mecanismo:
    1. Todo mecanismo de atribuição é composto por regras que servirão para determinar não apenas os responsáveis da atividade, como também definir qual como será o comportamento das solicitações dentro do workflow.
    2. Os mecanismos de atribuição permitem que você defina para atividades do processo quais são seus responsáveis apena por meio da atribuição para papel.
    3. É correto afirmar, que o mecanismo de atribuição por associação permite configurarmos mais de um tipo de mecanismo para uma atividade do processo.
    1. (    ) apenas I está correto
    2. (    ) apenas I e III estão corretas
    3. (    ) apenas III está correta
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 5 - CONSTRUINDO FORMULÁRIOS

Outro recurso essencial durante a construção dos processos é a utilização de formulários. Como já havíamos explicado anteriormente, o formulário se comporta como um ponto de entrada para dados em um processo, permitindo que usuário insira informações que irão agregar na execução da atividade e no andamento do workflow.

Os formulários do fluig contam com a estrutura do ECM para armazenar e organizar seus registros. Com base nesses registros, podemos vincular tais informações durante a execução de um processo, e para isso podemos construir um formulário específico para cada workflow.

# Wizard de Formulário

Para construir um formulário, basta acessar as opções da configuração do processo e na tela do modelador web você irá encontrar a opção formulário.

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Os formulários por sua vez podem ser construídos utilizando um wizard, no qual é possível arrastar através do recurso Drag and drop os elementos e definir suas propriedades, sem a necessidade de qualquer tipo de desenvolvimento.

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Ao momento que salvamos o formulário ele já passa está associado ao respectivo processo e todos os registros serão armazenados no recurso de ECM da plataforma.

Vale ressaltar que para cada processo é possível associar apenas um formulário, tanto utilizando o assistente como desenvolvendo diretamente pelo fluig studio.

# Inserindo Regras nos Campos do Formulário

Podemos durante a criação do formulário, definir regras em seus campos, visando modificar seu comportamento durante a execução do processo. Essas regras são os eventos do formulário no qual contamos com diversos recursos como: desabilitar campos, modificar valores, validar campos, etc. Isso garante que meu formulário possa atender todas as particularidades de cada uma das atividades do workflow.

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Para saber mais sobre a construção de formulários através do wizard, basta acesso o seguinte link:

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# fluig Forms (BETA)

Recentemente o fluig liberou na sua última versão a 1.6.4 WaterDrop o recurso do fluig forms que traz como característica principal, novos recursos para construção de formulários, contando com uma variedade de componentes e templates.

É importante ressaltar que até o momento o fluig forms se encontra como recurso beta, e por isso ainda não é possível utiliza-lo integrado aos seus processos.

Para mais informações sobre o fluig forms você encontra no link abaixo:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do quinto capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. O fluig conta com o wizard de formulário, que permite que você construa seus formulários de forma rápida e simplificado, e o melhor sem precisar de uma linha de código. Visto isso sobre esta ferramenta podemos afirmar:
    1. Para construir os formulários através do wizard utilizamos o recurso drag and drop para mover os elementos do formulário para a tela e realizar sua configuração.
    2. O recurso de wizard de formulários fica disponível ao momento estamos na tela de configuração de processo, e através da opção formulário localizado na paleta de ferramentas, podemos construir um formulário e associá-lo ao processo em questão.
    3. Em processos é muito comum a utilização de formulários, pois através deles podemos inserir pontos de entrada de dados para alimentar as atividades do workflow, permitindo que o usuário interaja com as informações específicas em cada etapa do processo.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas I e II estão corretas
    3. (    ) apenas II e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas
  2. Sobre o fluig forms podemos afirmar:
    1. O fluig form é um recurso novo na plataforma fluig, que está presente apenas na release 1.6.4 WaterDrop, seu objetivo é trazer mais recursos que potencialize a criação de formulários na plataforma sem precisar utilizar qualquer tipo desenvolvimento.
    2. O fluig foms ainda se encontra na sua versão beta, já podendo ser utilizada no fluig na release 1.6.4, porém ainda não possui integração com processos workflow.
    3. O fluig forms é uma ferramenta utilizada apenas para construção de formulários que irão se integrar aos processos, possuindo diversos recursos para sua construção.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas I e II estão corretas
    3. (    ) apenas II e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 6 - INICIANDO SOLICITAÇÕES

Agora que já construímos nosso processo, definimos sua estrutura, sua modelagem BPMN, definimos suas atividades juntamente seus mecanismos de atribuição, e construímos um processo para que o usuário posso inserir dados, partimos então para a execução do workflow.

# O que é uma solicitação

Todo processo é iniciado partindo de um ponto de entrada de dados, sendo assim é gerado um código único de solicitação, que será responsável por identificar justamente aquele fluxo de dados iniciado, ou seja, para cada nova entrada de dados possuímos uma solicitação que irá seguir o workflow construído.

Podemos notar que ao iniciarmos uma solicitação do processo que construímos, a plataforma divide sua estrutura em 3 grandes abas, nas quais temos:

// Detalhes

Responsável por detalhar toda a estrutura do processo, exibindo o diagrama e principalmente informar aos participantes em qual status o processo se encontra.

// Complementos

A área de complemento permite que usuário participante do processo, adicione observações na atividade no qual se encontra o workflow, alimentando o histórico da solicitação.

// Anexo

Já o recurso de anexo permite que usuário adicione arquivos em anexo na atividade que se encontra o processo, o usuário pode anexar um arquivo publicado no ECM ou localmente em sua máquina e armazenar diretamente na estrutura do processo.

Você consegue encontrar mais detalhes de todas as funcionalidades de iniciar solicitação de processos no seguinte link:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do sexto capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. As informações que percorrem o workflow até chegar ao seu fim chamamos de solicitações, visto isso sobre solicitações podemos afirmar:
    1. Na abertura de novas solicitações para um workflow o fluig disponibiliza alguns recursos, como anexos, complementos, detalhes do fluxo e seu status de execução.
    2. O recurso de anexo disponibilizado durante a execução do processo, permite que você anexe localmente os dados na solicitação como também te dá a opção de vincular dados direto do ECM.
    3. O recuso de complemento, é essencial para que os usuários interajam durante a execução do processo, adicionando observações que facilitam a comunicação entre os participantes do processo.
    1. (    ) apenas I está correto
    2. (    ) apenas II está correta
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 7 - GERENCIANDO PROCESSOS E SOLICITAÇÕES

Já entendemos tudo sobre o BPM, agora precisamos entender como funciona o controle e o gerenciamento das solicitações na plataforma fluig.

# Entenda como funciona

O fluig trabalha com diversos recursos que viabiliza que seus usuários facilmente consigam interagir com suas solicitações, como por exemplo filtro de processo, consultar solicitações e listar tarefas, são exemplos de funcionalidades que garante maior performance e produtividade para os usuários.

// Filtros de processos

Permite a manipulação e compartilhamento de filtros pelo administrador do sistema e por usuários com permissão a este recurso. O administrador tem permissão para manipular qualquer filtro do sistema, criado por qualquer usuário. O usuário comum pode modificar e remover qualquer filtro criado por ele mesmo ou compartilhado com ele por grupo, mas não pode alterar processos não compartilhados de outros usuários, mesmo sendo públicos. Os filtros são apresentados na central de tarefas como os filtros criados através da opção "Filtros" da central. Entretanto filtros compartilhados e públicos não apresentarão a opção de excluir ou alterar o filtro, sendo necessário, em caso de utilização de outros parâmetros, salvar um novo filtro pela central, caso o usuário não possua acesso a tela de Filtros de Processos.

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// Consultar solicitações

É possível consultar solicitações de processos em andamento, finalizadas ou canceladas. Dessa forma é possível, por exemplo, verificar em qual tarefa uma determinada solicitação se encontra, qual o usuário responsável pela inicialização da solicitação, o status da solicitação, os históricos de cada atividade, o fluxo de atividades do processo, além de outras informações.

Um usuário comum somente consegue visualizar as solicitações que iniciou, participou ou, ainda, as solicitações de processos públicos.

Um usuário definido como gestor de um processo consegue também visualizar as solicitações que participou como gestor e as solicitações sob sua gerência.

Somente um usuário administrador tem permissão para visualizar todas as solicitações de processos.

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// Eliminar solicitações

Somente o solicitante, o gestor e os administradores podem eliminar uma solicitação. Existem solicitações de processo que foram finalizadas ou canceladas e, em muitos casos, essas solicitações são usadas para consultas de seu histórico, anexo, entre outros. No entanto, existem solicitações que depois de canceladas ou finalizadas não serão mais utilizadas. Nesse caso, é possível utilizar esse recurso para eliminá-las.

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// Converter solicitações

A finalidade desse recurso é converter solicitações abertas em versões de processo mais antigas para versões mais novas. Isso é feito mapeando as atividades do processo da versão mais antiga para atividades da versão mais nova. Assim, a solicitação do processo antigo recebe todas as funcionalidades e atividades da versão mais nova com uma simples conversão.

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// Monitoramento de processos

Através dele é possível verificar todos os processos sob minha gerencia e obter informações do estado das solicitações que estejam no prazo, em alerta ou atrasadas; das solicitações próximas ao vencimento; filtrar por processo e versão; gerar relatório da lista das solicitações e muito mais. Na aba Análise de carga, é possível verificar a quantidade de processos e poder mensurar os gargalos de cada solicitação, de forma mais completa.

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// Monitoramento de tarefas

Através dele é possível verificar os dados referentes as tarefas sob minha gerencia. Permitindo visualizar o estados das atividades que se encontram em atraso ou no prazo e também as tarefas próximas ao vencimento e gerar relatório da lista do estado das atividades. Conta também com a Análise de carga que mostra o desenho do processo e seu resumo para que seja possível identificar as atividades que necessitam maior desdobramento.

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// Listar tarefas

Esse recurso permite gerenciar, por meio de subprocessos Ad Hoc, um conjunto de atividades não estruturadas, onde nem sempre é possível prever e pré-definir essas atividades em um modelo tradicional estruturado dentro das organizações. Processos de Lista de Tarefas consiste em agrupar uma série de atividades que não podem ser pré-definidas. Nesses processos é possível definir o que e quando será feita tal atividade, bem como é possível delegar essas tarefas para outros usuários.

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# Central de tarefas

O item Central de Tarefas relaciona as tarefas nas quais o usuário está envolvido, seja como requisitante, responsável, gestor, autor ou aprovador. Como o fluig permite a automatização de processos e controle sobre documentos, bem como delegar tarefas aos usuários, todas as tarefas pendentes ou solicitações do usuário são reunidas neste recurso.

Através da Central de tarefas, fica possível visualizar itens como:

  1. Resumo de tarefas
  2. Tarefas a concluir
  3. Tarefas em pool
  4. Tarefas em consenso
  5. Minhas solicitações
  6. Minhas tarefas sob gerência
  7. Meus documentos
  8. Documentos a aprovar
  9. Documentos em consenso
  10. Documentos em checkout
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# Exercitando

Então chegamos ao término do sétimo capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. A plataforma fluig conta com diversos recursos e funcionalidades para o gerenciamento e monitoramento dos processos e suas respectivas solicitações, facilitando o acompanhamento dos usuários. Com base nisso é correto afirmar:
    1. A central de tarefas é um dos recursos extremamente úteis para que os usuários consigam gerenciar suas solicitações e os processos workflows construídos sob a plataforma.
    2. Na central de tarefas, contamos com widgets (componentes) de gráficos que nos trazem de forma macro a quantidade de solicitações pendentes, aprovadas, em atraso e muito mais facilitando ainda mais o controle e gestão dos processos.
    3. O recurso filtrar processo, permite que o usuário faça um filtro personalizado para identificar as respectivas solicitações do processo em questão.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas I e II estão corretas
    3. (    ) apenas II e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 8 - BPM MOBILE

Não basta apenas falarmos de como a plataforma fluig nos proporciona recursos de gerenciamento e monitoramento de processos e suas respectivas solicitações. Devemos também conhecer seus aplicativos que nos permitem potencializar ainda mais o uso do BPM na organização.

# fluig Mobile

O aplicativo fluig mobile é o nosso app da plataforma, que surgiu para atender a necessidade de mobilidade dos recursos da plataforma, por isso seu uso não é exclusivo apenas do BPM mas sim de um conjunto de recursos do fluig. O fluig mobile conta com uma gama de funcionalidades dentre eles podemos destacar: Listar processos pendentes, Movimentação de processos, Inicialização de solicitações e muito mais.

Para saber mais sobre quais recurso do BPM podemos trabalhar via mobile, basta acessar o link abaixo:

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# Approval

O aplicativo fluig approval é um dos nossos mais novos app exclusivo para o recurso de BPM no fluig. O approval surgiu com a necessidade de trazer uma experiência e uma usabilidade maior para os usuários da plataforma, tornando mais simplificado gerenciamento, monitoramento e aprovação das solicitações dos processos. Um dos diferenciais do approval é justamente a agilidade que ele proporciona nas tomadas de decisões. Você pode baixar o approval diretamente pela Apple Store ou pela Play Store. É importante ressaltar que para o uso do approval é necessário que sua versão do fluig esteja na 1.6.2 EP 9 ou em versões superiores.

Para mais informações sobre o approval, você pode encontrar no link abaixo:

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# Exercitando

Então chegamos ao término do oitavo capítulo, e chegou a hora de treinar um pouco sobre os conceitos abordados.

  1. O uso de aplicativos é essencial para garantir uma experiência e usabilidade diferenciada para os usuários. Sabendo disso o fluig possui 2 apps para atender a esta resposta do mercado, o fluig Mobile e o Approval. Podemos afirmar sobre os aplicativos:
    1. O fluig mobile e o approval são app exclusivos do recurso de BPM da plataforma, permitindo o gerenciamento, monitoramento, aprovação de solicitações dos workflows da organização.
    2. O fluig mobile traz diversos recursos, não apenas focado no uso do BPM mas também de outros recursos da plataforma como ECM, SOCIAL, etc.
    3. Com o fluig mobile é possível monitorar as solicitações dos seus workflows, porém não é possível que usuário anexe documentos nas atividades do processo.
    1. (    ) apenas II está correta
    2. (    ) apenas I e II estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas
  2. Sobre o approval podemos afirmar:
    1. O approval é um aplicativo exclusivo para o uso do BPM, permitindo que os usuários tenham mais agilidade nas tomadas de decisões.
    2. Para utilizar o approval é necessário que seu fluig esteja na release 1.6.2 EP 9 ou em versões superiores.
    3. Para você visualizar seus processos no app é necessário que todos os workflows estejam com a opções Mobile habilitada na plataforma.
    1. (    ) apenas I está correta
    2. (    ) apenas II e III estão corretas
    3. (    ) apenas I e III estão corretas
    4. (    ) todas estão corretas

Capítulo 9 - CONCLUSÃO

Após nosso percurso na trilha do BPM Essentials, você está apto a iniciar a automatização dos processos em sua organização, utilizando os recursos do fluig para potencializar seus workflows. Mas não para por aí, se você quer se aprofundar mais sobre BPM no fluig é possível, através dos cursos BPM Intermediate e BPM advanced, essa pode ser a sua oportunidade para se tornar um especialista em processos na plataforma. Caso você ainda não se sinta seguro com o conteúdo técnico abordado, você pode aprimorar seus conhecimentos de desenvolvimento no nosso treinamento fluig dev start que tem como objetivo capacitá-lo a se tornar um desenvolvedor na plataforma fluig.

# Gabarito de Questões

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